แจกแนวข้อสอบเจ้าพนักงานธุรการ สำนักงานกิจการสตรีและสถาบันครอบครัว

แจกแนวข้อสอบเจ้าพนักงานธุรการ สำนักงานกิจการสตรีและสถาบันครอบครัว

ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ได้ที่ คลิ๊ก

1.  หนังสือราชการมีกี่ชนิด

ก. 3 ชนิด

ข. 4 ชนิด

ค. 5 ชนิด

ง. 6 ชนิด

ตอบ ง. ชนิดของหนังสือราชการ

1) หนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อราชการทั่วไป

2) หนังสือภายใน ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

3) หนังสือประทับตรา ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

4) หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ

5) หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว

6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นเอกสารของทางราชการ ได้แก่ หนังสือรับรองรายงานการ ประชุม บันทึก และหนังสืออื่น

2. “หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ .....” คือ หนังสือราชการชนิดใด

ก. หนังสือภายนอก

ข. หนังสือภายใน

ค. หนังสือประทับตรา

ง. หนังสือประชาสัมพันธ์

ตอบ ก. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ เขียนเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก

3.  ข้อใด เรียงลำดับโครงสร้างของหนังสือภายนอกได้ถูกต้อง

ก. หัวหนังสือ-จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ 

ข. หัวหนังสือ-เหตุที่มีหนังสือไป-จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ

ค. หัวหนังสือ-เหตุที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ

ง. หัวหนังสือ-จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป-เหตุที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ

ตอบ ข. โครงสร้างหนังสือภายนอกที่ถูกต้อง

1) หัวหนังสือ 2) เหตุที่มีหนังสือไป 3) จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป 4) ท้ายหนังสือ

4. “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” อยู่ในส่วนใดในโครงสร้างหนังสือภายนอก

ก. หัวหนังสือ

ข. เหตุที่มีหนังสือไป

ค. จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

ง. ท้ายหนังสือ 

ตอบ ก. หัวหนังสือมีรายละเอียดดังนี้

- ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำเจ้าของเรื่อง (ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ) ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

- ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งด้วย (ส่วนราชการที่ลงในส่วนหัวหนังสือ เป็นส่วนราชการ “เจ้าของหนังสือ” แต่ส่วนราชการที่ลงในส่วนท้ายหนังสือ เป็นส่วนราชการ “เจ้าของเรื่อง” เช่น หนังสือของกรมที่ดิน กรมที่ดินเป็นเจ้าของหนังสือ ถ้าหนังสือนั้นจัดทำโดยกองการเจ้าหน้าที่ กองการเจ้าหน้าที่เป็นเจ้าของเรื่อง

- วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ

- เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

- คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงชื่อตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีหนังสือถึงตัวบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

- อ้างถึง ถ้ามีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน ที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันเดือนปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น

- สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้ามีสิ่งที่ส่งไปกับหนังสือนั้นด้วย ก็ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน ให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

5. หากมีสิ่งที่จะส่งไปกับหนังสือด้วย จะต้องลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารนั้นๆ ไว้ในหัวข้อใด

ก. คำขึ้นต้น

ข. อ้างถึง

ค. สิ่งที่ส่งมาด้วย

ง. สำเนาส่ง

ตอบ  ค. สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้ามีสิ่งที่จะส่งไปกับหนังสือนั้นด้วย ก็ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน ให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

6. “เหตุที่มีหนังสือไป” จะต้องเป็นข้อความกี่ตอนจึงจะถูกต้อง

ก. 1 ตอน

ข. 2 ตอน

ค. 3 ตอน

ง. ถูกทุกข้อ

ตอบ ง. เหตุที่มีหนังสือไป คือ ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนังสือ ซึ่งอาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนก็ได้

7. โครงสร้างของหนังสือภายในมีลักษณะแตกต่างกับหนังสือภายนอกในส่วนใด

ก. คำขึ้นต้น

ข. เรื่อง

ค. สิ่งที่ส่งมาด้วย

ง. คำลงท้าย

ตอบ ง. หนังสือภายใน โครงสร้างเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก เว้นแต่

 1) ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

 2) คำลงท้าย หนังสือภายในไม่มีคำลงท้าย

8.  กรณีใดที่ไม่สามารถใช้หนังสือชนิดหนังสือประทับตราได้

ก. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

ข. หนังสือที่เป็นกรณีเรื่องสำคัญ

ค. หนังสือแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

ง. การเตือนเรื่องค้าง

ตอบ ข. หนังสือประทับตราคือ หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ หรือกับหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ และกับบุคคลภายนอก แต่ใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

9. คำใด ไม่ใช้เป็นคำเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป

ก. ด้วย

ข. เนื่องจาก

ค. อ้างถึง

ง. อนุสนธิ

 ตอบ ค. คำเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป จะเริ่มต้นด้วยคำใดคำหนึ่งใน 5 คำนี้ คือ

 - ด้วย ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น

 - เนื่องจาก ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น และต้องการอ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง

 - ตาม ตามที่ อนุสนธิ ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ ซึ่งจะอ้างเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนดังกล่าว โดยจะต้องมีคำว่า “นั้น” อยู่ท้ายตอนแรก และจะต้องมีข้อความซึ่งเป็นเหตุที่มีหนังสือไปอีกตอนหนึ่งเป็นอย่างน้อยเสมอ จะเขียนแจ้งเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว แล้วเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป (ที่เริ่มด้วยคำว่า “จึง”) ไม่ได้

10.  จุดมุ่งหมายของการเขียนชื่อเรื่องคืออะไร

ก. เพื่อรู้ใจความย่อของหนังสือ

ข. เพื่อถูกต้องตามหลักการสากลของการหนังสือ 

ค. เพื่อสะดวกแก่การแยก เก็บ ค้น อ้างอิง

ง. ข้อ ก และ ค ถูก

ตอบ ง.  การเขียนชื่อเรื่อง ต้องคำนึงถึงจุดมุ่งหมาย 2 ประการ คือ เพื่อให้ได้รู้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ และเพื่อให้สะดวกแก่การแยก เก็บ ค้น อ้างอิง ชื่อเรื่องที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

1) ย่อสั้นที่สุด ไม่ควรให้ยาวเกินกว่า 2 บรรทัด ยิ่งถ้าย่อให้ได้เพียงครึ่งบรรทัดยิ่งดี

2) เป็นประโยคหรือวลี เพราะถ้าเป็นเพียงคำนามหรือคำกริยา จะไม่ได้ใจความ

3) พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร เพราะผู้รับหนังสือย่อมอยากจะทราบในเบื้องต้นก่อนอ่านละเอียดทั้งฉบับว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

4) แยก เก็บ ค้น อ้างอิง ได้ง่าย เจ้าหน้าที่รับ-ส่งหนังสือ แยกเรื่อง ส่งหน่วยที่เกี่ยวข้องได้ถูกต้องโดยไม่ต้องอ่านละเอียดทั้งฉบับ สามารถเก็บเข้าหมวดหมู่หรือค้นตามประเภทเรื่องได้รวดเร็ว สะดวกในการอ้างอิง

5) แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้